Études de cas

Gestion de projet

La gestion de projet est l’art de diriger et de coordonner des ressources humaines et matérielles tout au long de la vie d’un projet, en utilisant des techniques de gestion modernes pour atteindre des objectifs prédéfinis d’envergure, de coût, de temps, de qualité et de satisfaction des parties prenantes. Centrée sur les résultats, la gestion de projet ou la gestion par projet sont des modes de fonctionnement fondamentaux des organisations.

Étude de cas #1 – petit projet

L’organisation avait un petit projet à mettre en place (agrandissement des locaux, acquisition d’une nouvelle équipe et d’un nouvel équipement), des ressources limitées (tant humaines que financières) et beaucoup de bonne volonté.  Après avoir déterminé les paramètres du projet et les employés avec le président de l’entreprise, le projet fut lancé.

Dans un tel contexte, le focus est placé sur la formation de l’équipe de projet, sur l’établissement d’un plan de projet solide et sur une session d’AMDE dynamique (Analyse des modes de défaillance et de leurs effets), de façon à ce que l’équipe de projet puisse fonctionner de façon à peu près autonome pour la majorité du projet.

Le résultat est un projet et des coûts en contrôle, des délais raisonnables et bien gérés, et un président bien informé.

Étude de cas #2 – projet plus important

L’organisation avait un projet plus important à mettre en place (fusion de deux entreprises en une nouvelle entité, nouvelle direction, réduction des effectifs, nouvelle structure de travail, etc).  Bien que beaucoup de travail avait déjà été effectué avec différents consultants (ressources humaines, avocats, etc) personne n’avait encore une vraie vue d’ensemble du projet d’aménagement dans les nouveaux locaux ou d’intégration des employés dans leurs nouveaux postes.

Dans un tel contexte, bien des choses sont à voir.  Une équipe de travail multidisciplinaire est à prévoir.  Comme l’équipe des RH déjà impliquée avait aussi une équipe qui s’occupe de l’organisation du travail, nous avons travaillé avec eux cet aspect.  Une ressource c’est également chargé de l’aspect Gestion du changement, une autre de l’aspect Formation et Documentation et une autre de l’aspect logistique.  Finalement, un chargé de projet s’est occupé de tout coordonner, comme un bon chef d’orchestre.  Bien qu’un nombre important de ressources aient été requises, celles-ci n’étaient pas nécessairement requises pendant la durée totale du projet, cependant les semaines immédiatement avant et après l’ouverture officielle du nouveau centre, à peu près toute l’équipe de projet devait être active et une seule ressource n’aurait pu y arriver seule.  C’est pourquoi s’entourer d’une équipe de professionnels est si important.  En collaborant et en impliquant les ressources appropriées au bon moment, l’entreprise a pu sauver des frais important, réduire le temps requis pour fusionner les 2 équipes et s’assurer d’une qualité supérieure dès le jour 1.

Gestion de processus

Étude de cas – Cabinet de dentiste

Notre client, un cabinet de dentiste réputé, avait peu de roulement au niveau des postes d’hygiéniste mais un niveau de roulement plus élevé au niveau du poste de réceptionniste.  Lorsque ce poste était vacant, il était fréquent que le poste soit vacant pendant une assez longue période avant que le nouvel arrivant soit en place, ce qui mettait un stress supplémentaire sur les employés en place, en plus de la charge de travail relié à la formation.

Dans ce contexte, une étude des processus standardisés de la tâche des réceptionnistes fut donc effectuée afin de bâtir un document de formation complet, visant à optimiser la prise en charge d’un nouvel employé et sa rapidité à atteindre le niveau d’autonomie souhaité le plus rapidement possible.

Au cours de l’exercice, non seulement le document de formation fut-il développé (réduisant la durée des sessions de formation de plus du tiers), mais un nombre très important de « meilleurs pratiques » fut aussi identifié entre les réceptionnistes et hygiénistes, permettant d’améliorer leur efficience et efficacité.

Amélioration de processus

Étude de cas #1 – Soutien des ventes

Notre client avait un beau défi.  Les ventes du cabinet avaient récemment augmenté de façon exponentielle et l’adjoint, qui desservait deux vendeurs peinait à rencontrer les demandes.  Comme un des vendeurs était le président de l’entreprise, le second vendeur devait finalement effectuer son propre soutien en majorité et était sur le point de quitter.

En révisant les processus et en mettant en place des nouvelles façons de faire, les tâches administratives ont pu être réduites afin de  rencontrer les besoins des 2 vendeurs sans problème.   Des nouveaux formulaires et outils de travail ont été développés, des mini-rencontres ont été mises en place, permettant de mettre à jour et de régler les problèmes courants beaucoup plus rapidement et la firme a pu continuer à croître sans augmenter sa masse salariale.

Gestion du changement

Le changement est actuellement omniprésent dans les organisations. En effet, celles-ci doivent s’adapter aux contraintes réglementaires, environnementales et aux besoins de leur clientèle. Or, un changement n’est pas quelque chose de facile à vivre pour les personnes qui en subissent les conséquences. C’est pour cette raison que la conduite du changement est un sujet qui a intéressé beaucoup de personnes, que ce soit des psychologues, des sociologues, des consultants organisationnels,…

Qu’on le veuille ou non, le changement aura un impact sur les employés et si le changement est important, il faut le prendre en compte et en faire un cas en soi.  C’est dans ce contexte que nos services peuvent vous être utiles.

Étude de cas – Changement important des tâches pour un groupe d’employés

Notre client, un fournisseur de services financiers, avait fait des changements importants qui auraient des impacts au niveau des tâches sur un groupe important d’employés.  Il était donc important de gérer ces changements avec doigté, sinon ceux-ci risqueraient non seulement d’avoir un impact négatif sur les employés touchés, mais également sur les collègues et conséquemment, sur les clients externes.

Le travail fut donc effectué de façon diligente en analysant l’impact sur les tâches, l’analyse des autres postes similaires (d’un point de vue RH, comment pouvions-nous aider ces employés à se repositionner?  Quels étaient leurs autres options, etc…).  Dans un tel contexte, il est surtout important de considérer les communications.  Il faut à ce moment les considérer de tous les points de vue et s’assurer de bien préparer tous les niveaux hiérarchiques et les aider à bien répondre aux questions que leurs employés pourraient avoir face à ces changements.

Face aux changements, il est certain que nul n’a réponse à tout, mais ce qui importe est de savoir que votre employeur est là pour vous épauler et qu’il existe un mécanisme pour vous appuyer et répondre à vos questions pendant les changements.

Formation

Étude de cas – Nouvelle fonction dans une entreprise de ventes de placement.  Notre client, une firme reconnue en gestion de placement, avait décidé de modifier la façon de gérer une partie de la conformité des dossiers de placements.  Ce faisant, une nouvelle catégorie d’emploi avait été créée.  C’est dans ce contexte que nous avons été mandatés afin de créer le programme de formation pour ces nouveaux employés.

Le programme a donc été créé en combinant des éléments du programme standardisé, des éléments « web » pré-enregistrés, des formations en classe (qui étaient particulièrement enrichissants et efficients étant donné le nombre élevé de nouveaux arrivants sur le poste) et de classes virtuelles.

Les nouveaux employés étaient également sur un programme de suivi de 90 jours, où leur travail était supervisé de façon plus étroite et où ils bénéficiaient d’un coaching plus serré.

Peu importe la situation de votre entreprise, nous avons la formation qu’il vous faut ou nous la bâtirons pour vous!