Vous le savez sûrement, une des façons les plus sûres de gagner du temps est la délégation.  Mais ce n’est pas tout de déléguer, il faut déléguer plus et surtout mieux!  Selon la majorité de gens, c’est une des tâches les plus difficiles à faire!

En fonction de notre style ou de nos forces, nous pouvons avoir tendance à déléguer plus, déléguer moins, ou déléguer plutôt certains types de tâches.  En réalité, bien que cet aspect soit réel, il faut surtout considérer la tâche elle-même :

  • Quels sont les délais – si je délègue, est-ce que j’ai suffisamment de temps pour refaire la tâche, si requis?
  • Quelles seraient les conséquences si la tâche n’était pas faite à temps?
  • Et si elle devait être livrée en deçà du niveau de qualité voulue?

À partir du moment où on décide de déléguer, il s’agit maintenant de mieux déléguer.  Difficile, certes  (ça prend en tout cas un certain doigté ou un doigté certain), mais pas si compliqué que ça…

 

 1. À qui?

Différentes motivations peuvent diriger votre choix :

  • Gagner du temps – en déléguant les tâches à quelqu’un qui peut les faire à moindre coût ou en moins de temps, vous améliorez votre taux de productivité.
  • Gagner de l’argent – en réorientant votre temps sur des activités à plus haut rendement, vous augmentez votre profitabilité.
  • Contribuer– Adier vos employés ou vos collaborateurs à améliorer des compétences qu’ils aimeraient développer (en leur permettant de prendre certains mandats sous votre supervision, lorsque le temps vous le permet) est une excellente façon de redonner au suivant. Vous développerez des relations d’affaires durables et mutuellement profitables.

2. Comment?

Lorsque vous déléguez, vous remettez un nouvel objectif à votre employé ou collaborateur.  Pensez: SMART

  • Spécifique (anglais : Specific) : La spécification de l’action doit être clairement établie. On utilise parfois le terme « Simple » ;
  • Mesurable (anglais : Measurable) : Avoir des indicateurs chiffrés, d’une source fiable et reconnue par le collaborateur;
  • Accessible : (Anglais: Attainable) On dit parfois Atteignable, Il doit être réalisable et reposer sur la motivation et l’expertise du collaborateur ou être réajusté si le contexte change;
  • Réaliste ou Pertinent (anglais : Relevant): Il doit être directement lié à l’activité du collaborateur / responsable;
  • Temporellement défini (anglais : Time-bound) : Il doit être défini dans le temps, avec une date de fin et éventuellement des jalons (Milestones);

 

3. Les suivis :

Il sera aussi important de se questionner sur les besoins de suivis / coaching requis, en fonction du type de personnalité de chacun, du niveau de confiance établi, du niveau d’expertise, etc.

Dans tous les cas, un certain niveau de suivi est nécessaire et il faut souvent se donner des indicateurs.  Il existe aussi un acronyme SMART pour les indicateurs:

  • Significatif;
  • Mesurable;
  • Activable (le responsable doit pouvoir agir sur l’indicateur);
  • avec un Responsable de l’indicateur
  • Temporel (défini dans le temps).

Notez qu’une certaine version de l’objectif SMART inclut les suivis en le renommant SMARTER:

SMART +

  • Evaluable (anglais Evaluate) ;
  • Réévaluable (anglais Reevaluate).

 

4. L’importance de la pleine acceptation des conséquences

Finalement, une fois que vous avez décidé de déléguer, il vous importe de bien faire les choses, car vous demeurerez toujours pleinement responsable des résultats et de la manière dont vous avez choisi de les accomplir.

Je suis persuadée qu’en mettant ces quelques trucs en pratique, vous apprécierez de plus en plus l’art de la délégation – et ses fruits bienfaisants!

 

genevieve-carleGeneviève Carle PMP MBA est présidente des services CGC et associée au Groupe Conseil Larouche et Associés.  En les aidant à améliorer leur productivité et leur efficacité, elle aide les entreprises et les entrepreneurs à obtenir toujours plus de succès. 

One Comment

  1. Lore

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